Verenigingsstructuur
Veel verenigingen beschikken over een schat aan ledendata. Maar die informatie staat vaak verspreid over meerdere systemen. Een adres in het CRM, facturen elders en deelname aan evenementen weer ergens anders. Zolang alles draait, lijkt dat werkbaar. Maar zodra je gerichter wilt communiceren of processen wilt automatiseren, wordt versnippering een probleem.
“Als ledeninformatie op verschillende plekken staat, ontstaat het risico dat gegevens niet meer met elkaar overeenkomen,” zegt David van Beek van KWEEKERS. “Dan kost het veel tijd om informatie bij elkaar te zoeken en actueel te houden.” Volgens David begint CRM-optimalisatie daarom met één simpele vraag: kun je vertrouwen op de data die je ziet?
Eén bron als uitgangspunt
Niet ieder systeem hoeft te verdwijnen. Wel moet duidelijk zijn waar de leidende informatie staat. Bij implementaties met AFAS werkt KWEEKERS vanuit het principe dat één centrale bron bepalend is voor leden- en relatiegegevens. Andere systemen kunnen daarop aansluiten via koppelingen. Dat vraagt aan de voorkant om keuzes: data opschonen, processen opnieuw bekijken en verantwoordelijkheden goed beleggen. De winst volgt daarna, wanneer repeterende handelingen kunnen worden geautomatiseerd.
ANKO: minder handwerk
Dat blijkt ook uit de aanpak bij de Algemene Nederlandse Kappers Organisatie (ANKO). De branchevereniging werkte met verschillende systemen voor onder meer ledenadministratie, financiën en salarisverwerking. Daardoor moesten gegevens regelmatig handmatig worden overgezet. Samen met KWEEKERS richtte ANKO AFAS in als centraal fundament voor onder meer ledenadministratie, finance, facturatie, HR en payroll.
De resultaten waren concreet. Werk rond de salarisverwerking dat eerder ongeveer anderhalve dag kostte, werd teruggebracht tot circa een uur. Leden kunnen daarnaast zelf gegevens aanpassen via een portaal en rapportages zijn sneller beschikbaar. ANKO schat dat binnen de leden- en financiële administratie ongeveer 1 tot 1,5 fte aan werkzaamheden is bespaard. Ben je benieuwd naar meer? Lees hier de complete klantencase van ANKO.
Van administratie naar inzicht
Die efficiencyslag is niet het einddoel. De echte waarde ontstaat wanneer betrouwbare data helpt om je leden beter te begrijpen. Met dat inzicht kun je gerichter bepalen welke leden extra aandacht nodig hebben, welke dienstverlening relevant is en welke communicatie wel of niet aanslaat.
Daar zit meteen ook een valkuil. Meer mogelijkheden om communicatie te automatiseren betekenen niet dat je ook méér moet versturen. “Je wilt niet per se meer communiceren, maar vooral specifieker en gerichter,” zegt David. Een goed CRM is daarmee geen doel op zich, maar een fundament voor minder handwerk, beter inzicht en meer ruimte voor betekenisvol contact met leden.
Wil je weten hoe jouw vereniging CRM, ledendata en processen slimmer kan inrichten met AFAS? Neem dan contact op met onze nieuwe partner KWEEKERS.
