Tot september mogen verenigingen de ALV geheel online organiseren en mogelijk wordt de termijn verlengd. Fysiek organiseren was zeker de afgelopen maanden onmogelijk. Experimenteren is niet meteen iets wat je met je ALV of Ledenraad wilt doen, maar nu ligt er een uitgelezen kans om een en ander uit te proberen. Ook is uitstellen van de ALV niet altijd mogelijk, bijvoorbeeld omdat je nieuw beleid wilt vaststellen. Adfiz, ANVR en ORCA deelden hun ervaringen tijdens de online ALV van DNA. Wat zijn de geleerde lessen?

Juridische problemen voorkomen
Alleen met een wet die toestaat dat het mag, ben je er nog niet. Met name het besluiten nemen bij verdeeldheid en als het er dus echt op aankomt om de (gewogen) stemmen precies te kunnen tellen is spannend. Ook moet je natuurlijk AVGproof werken en zorgen dat je weet wie inlogt.

Aantal deelnemers
Hoe minder deelnemers, hoe gemakkelijker en omgekeerd. Met 9 deelnemers kan iedereen op elk device alle anderen tegelijk in beeld hebben en hoef je eigenlijk geen extra tools te hebben, naast de online meeting. Hoe meer deelnemers er zijn, hoe lastiger dat is. Dan heb je meer tools nodig.

Zelf doen of uitbesteden
Het voordeel van de online ALV zelf organiseren is dat dat heel gemakkelijk en goedkoop kan, met Microsoft Teams of Zoom. Je kunt heel gemakkelijk verschillende mensen het woord geven en presentaties laten delen. Het nadeel is dat je dan geen stemoplossing hebt, zeker niet voor gewogen stemmen. Daar moet je dan nog iets voor zoeken, variërend van met de hand bijhouden in Excel tot het inkopen van een stemoplossing ( er zijn verschillende oplossingen op de markt). Met een relatief kleine groep deelnemers kun je snel stemmen via poll of chat (wie het er niet mee eens is, stuurt een bericht) of poll.
Heb je een grote groep deelnemers kan het een goed idee zijn om de ALV min of meer als een webinar te organiseren, de keuze van Adfiz. Dat laat veel individuele deelnemers toe, je kunt via chat en polls deelnemers laten meepraten en laten zien wat de meningen zijn. Dit houdt ook in dat alle deelnemers naar hetzelfde beeld zitten te kijken, zorg er dus wel voor dat dat interessant is, door bijvoorbeeld meerdere camerastandpunten af te wisselen en meerdere presentatoren in te schakelen. Dit vraagt qua techniek de nodige expertise en het ligt voor de hand om dit uit te besteden en je te laten coachen. Je zit als voorzitter en wellicht directeur in een camera te praten en hebt geen interactie met een zaal en je kunt daardoor wat minder persoonlijk overkomen.

Extra en andere rollen
Ook in de online ALV speelt de voorzitter een prominente rol. Daarachter zit iemand die de touwtjes digitaal in handen heeft en op de techniek let. Daarnaast heb je mogelijk nog een moderator nodig die inhoudelijk meekijkt, welke vragen en opmerkingen komen er binnen?

Wie meldt zich aan?
Veel mensen realiseren zich niet dat ze zich via hun device aanmelden met een voor anderen onherkenbare naam: iPad 6, of 30474 of John mobiel. Vraag deelnemers vooraf om dit eventueel te checken en vraag ook om ruim van tevoren in te loggen, zodat je dit soort zaken kunt oplossen voordat de vergadering begint. Realiseer je ook dat menu’s  niet per se op elk device hetzelfde zijn. Geef een contactmogelijkheid voor noodgevallen, zodat mensen een persoonlijk bericht kunnen sturen. De premium versie van Zoom lijkt nu ook veilig genoeg voor een vergadering.

Agendapunt 0
Agendapunt 0 is er om uit te leggen hoe een en ander werkt en hoe deelnemers tot de juiste instellingen kunnen komen. Laat mensen eventueel even oefenen, bijvoorbeeld met duimpje omhoog in de chatfunctie. Spreek de vergaderregels goed af. Bijvoorbeeld: Hoe kun je aangeven dat je het woord wilt? Neem ook tussendoor in de vergadering de tijd om nog eens uit te leggen wat de opties zijn, bijvoorbeeld bij een stemming.

Proefdraaien en oefenen
Gebruik de techniek die voor leden het gemakkelijkst en meest bekend is. ANVR heeft al een vragenuurtje via Teams, dus koos daarom ook voor Teams in de ALV. Draai proef, ook als je met externen werkt. In het proefdraaien ontdek je dingen die je nog bij kunt stellen.

Wat doen deelnemers anders
De ervaringen met online ALV’s laten zien dat mensen lang  blijven – althans ingelogd zijn. Er komen deelnemers bij – het kost minder tijd en geld om mee te doen, er komen meer deelnemers namens hetzelfde lid of deelnemers die normaal gesproken de reis te lang of te duur vinden. En misschien ligt het ook aan dat het iets nieuws is in deze tijd. Leden willen nu misschien graag zien wat de vereniging voor hen doet en van zich laten horen. De drempel om vragen te stellen via chat is veel lager dan door het woord te vragen in een grote vergadering, dus er komen meer vragen.

Interactie
In veel verenigingen is het echte vergaderdeel van de ALV tamelijk zakelijk en technisch. Om de ALV aantrekkelijk te maken is er vaak een koppeling met een netwerkactiviteit of een inhoudelijke verrijking. Ook dat kun je online organiseren. Maak het programma niet te lang, maar zoek toch naar mogelijkheden om tot wat meer interactie te komen door bijvoorbeeld verschillende mensen hun ervaringen met een specifiek onderwerp te laten delen en breakouts te houden, zo kunnen deelnemers even met elkaar van gedachten wisselen. ORCA, een studentenroeivereniging, gebruikt de chatfunctie van Zoom uitsluitend voor interactie tussen deelnemers tijdens de vergadering, en de pollfunctie voor stemmen. Wie een vraag wil stellen kan dat doen door het woord te vragen.

De toekomst is hybride
De hoop is dat fysiek vergaderen weer snel terugkomt en de verwachting is dat online vergaderen blijft. Of, zoals Frank Radstake van ANVR het verwoordt: de ALV gaat van moetje naar magje. En dat wil je graag vasthouden: de ALV als logisch moment om elkaar te spreken als vereniging en leden. We gaan toe naar hybride vormen, ofwel door fysiek en digitaal vergaderen af te wisselen, of door beide vormen te combineren. In de noodwet is geregeld dat een ALV geheel online mag, zonder deelnemers de fysieke mogelijkheid te bieden om aanwezig te zijn. De vraag is of wetgeving in de toekomst aangepast moet worden. Een hybride vorm voor de ALV kun je zelf in de statuten regelen.