Grotere ledenevenementen zullen voorlopig niet live doorgaan. Wat is het virtuele alternatief?

Korte sessies
Vertaal één traditioneel evenement in een serie korte online evenementen. Een congres met drie sprekers en twee keuzesessies vorm je bijvoorbeeld om tot een reeks van drie webinars en twee online keuzesessies. Kies voor niet te veel sessies op dezelfde dag. Spreid liever het hele programma over een paar weken. Beperk de duur per sessie tot maximaal 60 minuten.

Polls en chats
Voeg veel interactie toe, met polls kun je tijdens het programma de mening van de deelnemers peilen en delen. Laat deelnemers niet alleen vragen stellen, maar ook hun tip of oplossing delen. Zo verzamel je waardevolle output, die je direct kunt bespreken of na afloop kunt nasturen.

Voeg beleving toe
Maak vooraf een paar korte items, die het programma interessanter maken. Denk aan een mini-documentaire, videocartoon, mini-vlogs of een infographic. Ook kun je vooraf een aantal deelnemers hun vraag laten stellen in een kort filmpje. Zulke programma-onderdelen vormen een goed vertrekpunt voor een online discussie of brainstorm.

Breakouts
Je kunt breakouts organiseren als een video-vergadering. Per groepje wijs je vooraf een moderator aan, die je een heldere instructie geeft. In de breakouts gaat men aan de slag met een concreet vraagstuk of met een case. Ieder groepje levert een eindresultaat op dat (direct) kan worden gedeeld met alle deelnemers. Breakoutsessies helpen om iets van een netwerk-activiteit toe te voegen. Aparte virtuele netwerkvervangers werken in de praktijk nauwelijks.

Professionele techniek
Gebruik een professionele studio. Dat zorgt voor een productie met een professionele uitstraling. Vanuit de studio kun je externe sprekers inbellen met beeld. Combineer dit met professionele technologie zodat meedoen laagdrempelig is, de moderatie professioneel verloopt en het geheel AVG proof is.

Live blijft nodig
Leer van al je online experimenten en blijf investeren in mensen en hun competenties voor het organiseren van live events. We leren nu dat online veel kan, maar live geeft betere resultaten voor het genereren van ideeën, het opdoen van inspiratie, het netwerken en alles wat te maken heeft met het ontwikkelen van een relatie tussen mensen.

De tips komen van Erik Peekel, Aaaaha! Bureau voor live communicatie, www.livewebinars.nl en van Joris Eyck, Managing Director HelmsBriscoe

foto door deelnemer online congres van NVN afgelopen maart