Wil je de vereniging vernieuwen dan zal ook je verenigingsdemocratie mee moeten veranderen. Tips uit het secretarissennetwerk. De secretaris is van oudsher de spin in het web, die vaak achter de schermen zorgde dat de radertjes in de vereniging soepel draaien. Waar ligt een secretaris 3.0 wakker van?  Discussies over van wie de vereniging is – van leden nu of van toekomstige leden. Vertragers en versnellers van innovatie. Van zelf 3.0 zijn met leden die 1.0 zijn. Van het managen van samenwerking naar het managen van ontwikkeling en van het functioneel en aantrekkelijk maken van de verenigingsdemocratie.

Te weinig belangstelling voor de gremia
Natuurlijk kun je leden voor een ledenraad of bestuur op allerlei manieren werven, maar mensen willen ook heel graag gevraagd worden. Iedereen wil graag dingen doen die bij je passen, een grote kans op succes hebben en leuk zijn. Dus nodig mensen uit, organiseer een traject waarin leden kunnen kennismaken / snuffelen/ ingewerkt worden en vraag ze.

Geen actieve jongeren
Om instroom van jonge leden in de verenigingsdemocratie te stimuleren kun je een speciale studentenraad ( bij beroepsorganisaties) of jongerenafdeling  organiseren.  Daarmee is het niet vanzelf geregeld. Ook jonge mensen willen graag gevraagd worden en houden van  een helder traject voor inwerken en coaching. Zorg dat ze zich welkom voelen in de gewone gremia , niet alleen als jongerenvertegenwoordiger.

Te veel naar binnen gericht 
Zorg ervoor dat de gremia die besluiten nemen open staan voor andere geluiden, nieuwkomers. Nodig relevante disruptives uit.  Organiseer het gesprek aan met vertegenwoordigers van organisaties die relevant zijn voor het domein van de vereniging.

Democratie is een corvee
Realiseer je wat je precies verwacht van bijvoorbeeld een ledenraad.  Is het reëel om een snel werkend applausapparaat te willen – dat alle stukken er even doorheen jaagt –  en tegelijkertijd te verwachten dat de leden heel innovatief denken en ontwikkelen. Bij toezicht houden hoort ook – naast inspireren - kritisch zijn, bijsturen waar te grote risico’s worden genomen.  Accepteer dat niet alle leden lol hebben in bestuurlijke taken.

Democratie is alleen nog maar events organiseren
Het is zeker een goed idee om bijvoorbeeld de ALV te koppelen aan een congres, maar niet alles wat leden doen voor en met de vereniging moet per se een feestje zijn. Leden willen heus wel aan het werk in de vereniging, zeker als ze daar zelf iets van kunnen leren of uit mee kunnen nemen.  Realiseer je dat er dus altijd wel een positieve uitkomst moet zijn: mijn inbreng doet ertoe/ ik haal er iets uit / dit is een waardevolle ontmoeting e.d.

We doen toch niet wat we bedenken
Veel verenigingen worstelen met de vraag hoever je nog vooruit kan kijken. Er moet een stip op de horizon zijn, een duidelijk doel, anders ga je echt zwalken. Maar het toetsen van de vraag of we op de goede weg zijn daarnaar toe kan wellicht anders dan in een jaarlijks beleidsplan.  Je kunt ook werken met dashboards en het toetsen van activiteiten aan doelen.

Wie is de baas
De kracht van de vereniging is de collectiviteit en formeel is het collectief de baas. Maar in de praktijk is vaak de voorzitter van de vereniging ook de voorzitter van het bestuur en van de ledenraad. Is dat eigenlijk wel zo handig?

Wat leden eigenlijk willen
Wat leden willen en vinden wordt vaak uitgevraagd door het bureau. Verwacht niet dat leden nog een keer massaal komen om hun mening te geven. Als vertegenwoordigers van leden vinden dat het bureau dit wel goed doet, zullen ze het raadplegen van leden graag aan het bureau overdragen en zelf liever met inhoudelijke zaken aan de slag gaan. Want dat is wat leden willen. Zich bezighouden met inhoud en met ontmoeting – liefst in combinatie.  En uiteindelijk is dat ook wat bestuur en bureau willen: draagvlak creëren, niet alleen een formele ja, maar juist een ja van de leden bij het ontwikkelen en uitvoeren van plannen.

• Luister je echt goed naar de achterban? Stop je met aanbod, waar zij niet/ weinig op reageren?  Zijn er veel issues waarvan je weet dat leden het willen en waarvan je denkt dat het toch niet kan?
• Maak je echt goed gebruik van de kennis en netwerken van actieve leden  in raden en besturen?  Ga je echt met elkaar de dialoog aan over de ontwikkeling en de toekomst in het verenigingsdomein. Faciliteer en prikkel je de dialoog binnen de vereniging en met buiten?
• Houd je er voldoende rekening mee dat mensen – dus ook leden -  zich graag inzetten, maar dan wel effectief, efficiënt, relevant en geïnformeerd.
• Faciliteer je en stimuleer je samen werken in de vereniging? Organiseer je uitstapjes, heidagen e.d. voor het versterken van de teamspirit en verbondenheid.  Werken bureau en bestuur goed met elkaar samen?
• Is er voldoende transparantie en (zelf) reflectie? Een heldere, soepele besluitvorming kan op verschillende manieren, dat hoeft niet per se in een ALV of grote Ledenraad. Maar blijf de formele democratie koesteren om de waardevolle scherpe, kritische blik. Schep handelingsruimte – zodat je niet voortdurend je statuten weer moet bijstellen en met formele procedures bezig moet zijn  – maar bouw ook voldoende checks and balances in en organiseer tegenspraak.  Denk ook aan zelfevalatie, instrumenten kun je lenen van raden van toezicht.

Deze tips komen voort uit een bijeenkomst van het DNA Secretarissennetwerk met Carmen de Jonge, Wissenraet  Van Spaendonck.  Uitwisseling met andere secretarissen helpt om scherper te krijgen waar het bij jou vereniging net iets beter kan of juist te zien waar jullie een hele goed weg hebben gekozen. En het is leuk om andere secretarissen beter te leren kennen.