Pylades, dé Microsoft Dynamics 365 specialist voor verenigingen, heeft een standaard Toolbox gelanceerd voor verenigingen die uw vereniging helpt om te kunnen voldoen aan de geldende wet- en regelgeving in het kader van AVG en GDPR.

Snel en slim compliant

Veel verenigingen zijn hard op weg om AVG en GDPR “ready” te zijn. En dat is noodzaak, want de klok tikt. Vóór 25 mei 2018 moet u aan de nieuwe regelgeving voldoen. Naast de juiste procedures heeft u tools nodig om te kunnen voldoen aan de nieuwe eisen.

Standaard Toolbox voor verenigingen

Binnen de Pylades Vertical Suite voor Verenigingen is in de mutatiemodule standaard functionaliteit toegevoegd aan Microsoft Dynamics 365 voor o.a. aanvragen voor het anonimiseren van (persoons)gegevens. Daarnaast is er een geheel nieuw verwerkingsregister Persoonsgegevens ontwikkeld. De Toolbox maakt het voor uw leden o.a. mogelijk om:

• Data te kunnen opvragen (“wat weten jullie van mij?”)
• Data te kunnen overdragen (“alsjeblieft hier is uw eigen data, bijvoorbeeld als input voor een ander digitaal systeem”)
• Data te kunnen wijzigen (bijvoorbeeld via een “aanvraag wijzigen persoonsgegevens” via het ledenportaal)
• Data te kunnen verwijderen (“vergeet mij” of vergeet een gedeelte van de van mij bekende gegevens waarvoor geen wettelijke grondslag is om deze data te bewaren en/of te bewerken)
• Toestemmingen te geven en vast te leggen voor het gebruik van (persoons)gegevens.

Met de AVG en GDPR Toolbox kunt u als vereniging aan uw leden helder uitleggen:

• Welke (persoons)gegevens worden vastgelegd
• Met welk doel deze gegevens worden vastgelegd
• Wanneer deze gegevens worden vastgelegd en
• Wie toegang heeft tot deze informatie

Als voorbeeld hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan persoonlijke informatie als een geboortedatum. De geboortedatum wordt door de vereniging bijvoorbeeld vastgelegd om een omzetting van een jeugdlidmaatschap naar een senior lidmaatschap te kunnen administreren. We leggen de geboortedatum vast bij aanmelding voor een lidmaatschap en we geven helder aan wie er toegang heeft tot de gegevens en wat het doel hiervan is, namelijk het in de tijd kunnen bepalen van het juiste lidmaatschap. We geven tevens aan dat deze informatie bijvoorbeeld niet gebruikt zal worden voor marketingdoeleinden, tenzij we hier een aantoonbare toestemming voor hebben van de betreffende persoon.

 

Met de Pylades Toolbox voor AVG en GDPR is het mogelijk om altijd inzicht te hebben in welke data wordt verwerkt en van wie. Tevens kan het verwijderen van data worden geautomatiseerd, bijvoorbeeld via het ledenportaal, al dan niet met een extra autorisatie en/of (handmatige)controle door de vereniging.

Via het ledenportaal kunt u uw leden bijvoorbeeld de mogelijkheid geven om persoonsgegevens op te vragen, data te wijzigen en/of een wijzigingsverzoek in te dienen of zelfs (een verzoek tot) het geheel anonimiseren van alle (persoons)gegevens. In het laatste geval biedt Pylades de mogelijkheid om hier een extra autorisatie en/of handmatige controle voor in te regelen om er zeker van te zijn dat alle (administratieve) zaken zijn afgehandeld en er daarmee mogelijk nog een (wettelijke)noodzaak bestaat voor het vasthouden van de betreffende gegevens. U kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan een openstaande factuur of een nog lopende inschrijving in een verenigingsregister. U heeft de persoonsgegevens dan immers nog nodig voor uw debiteurenbeheer en/of de communicatie rondom (de consequenties van) het uitschrijven uit het verenigingsregister.

Kansen voor uw vereniging!

Is AVG en GDPR alleen maar lastig? Zeker niet. Er liggen zeker ook kansen voor uw vereniging. De nieuwe regelgeving kan bijvoorbeeld zorgen voor nieuwe of extra contactmomenten met uw leden, bijvoorbeeld via uw ledenportal of -community. Deze contactmomenten kunt u op een slimme manier ook commercieel benutten.

Bijvoorbeeld door leden nog beter en specifieker te bedienen met de juiste informatie op het juiste moment. Pylades heeft ervaring op dit terrein en kan uw vereniging adviseren hoe AVG en GDPR op een slimme manier kan worden ingezet!

Meer weten?

Kom de sfeer proeven bij Pylades en neem contact op voor een kop koffie met één van onze specialisten. Wij gaan graag met u persoonlijk in gesprek om u te laten zien hoe ook uw vereniging succesvoller kan zijn door het inzetten van de slimste nieuwe technologie!

U kunt mij bereiken per telefoon op +31 (0)6-52011585 of stuur mij een mail.

Maarten Meijll, Commercieel verantwoordelijk voor de sector Branche- en Belangenorganisaties.