“Met z'n allen hebben we een grote ontdekkingsreis gemaakt naar de (on)mogelijkheden van online en hybride events. Het betrekken van deelnemers blijkt essentieel voor geslaagde online events. Maar wat op een fysiek event zo makkelijk en vanzelfsprekend lukt, is online veel lastiger te realiseren. Daarom was het DNA event van 3 december zo waardevol, omdat sprekers hun ervaringen en tips deelden over hoe zij online events succesvol wisten te realiseren, ”dit zegt Nico Meyer, dagvoorzitter op 3 december.

 

2021
Wat verwacht Meyer dit jaar? ”Was het in 2020 volledig geaccepteerd om nog te experimenteren en ontdekken, in 2021 verwachten deelnemers ook in online events meer volwassenheid (lees: professionaliteit en kwaliteit).” 

Blijven leren
DNA organiseerde in juli een eerste hybride event om met elkaar te experimenteren en de mogelijkheden en valkuilen te verkennen. In dit vervolg ging het om het betreken van deelnemers, budgetteren, het meenemen van partners en het verkennen van technische mogelijkheden. De geleerde lessen worden nog gedeeld. Alvast een paar tips.

Budget
In het afgelopen jaar hebben we allemaal te maken met zwabberende budgetering voor events. Nu is het tijd om goed te kijken hoe je events, marketing en communicatie online en offline elkaar kunt laten versterken. Online events zijn veel duurder qua techniek, maar je kunt slim(mer) content creëren, die je daarna ook nog kunt inzetten. Ook met een beperkt budget is er best veel mogelijk. Laat je adviseren door experts, zij kunnen aangeven hoe je je budget zo slim mogelijk kunt inzetten

Online netwerken?
Netwerken lijkt het moeilijkst te realiseren, online. Platforms die dat mogelijk maken zijn er echt wel. Het is nog even wennen, oefenen en vooral de leden activeren om hieraan mee te doen. Een belangrijke les hierbij is ook dat  het een kwestie is van af en toe de regie delen met leden of partners. Zorg bij je online of hybride events voor ruimte en mogelijkheden in het programma zodat leden of partners zelf (sub)meetings kunnen organiseren. Faciliteer het zoeken en vinden van elkaar en geef deelnemers de  ruimte om naast en buiten het programma contact te hebben.

Tips

• Online, fysiek of hybride event, het vertrekpunt moet je doelstellingen zijn. Stap niet in de valkuil door eerst de locatie of het online platform te kiezen. Zorg dat je eerst heel helder hebt wat je met je event wilt bereiken en zoek daar de best passende oplossing bij. (Nico Meyer, Meeting Matters)
• Jij bent evenementen aan het omdenken, neem je partners mee in dit proces. Ook zij zullen mee willen denken over nieuwe vormen waarin je elkaar kunt versterken. Je kunt voor je online event platforms vinden met een goede expo tijdens het event en je kunt partners meenemen in de communicatie voor en tijdens het event en in de invulling van programma-onderdelen. ( Marieke Istha, BNA)
• Er is al heel veel mogelijk qua techniek en beleving en er valt nog heel veel te ontdekken aan de kant van het maken en aan de kant van het ervaren. ( Nick Lieverdag, Univate).
• Heb je te maken met een grote groep deelnemers, kun je niet meer plenair met elkaar in gesprek. Zoek dan naar andere vormen van interactie; chat, break-outsessies, peilingen et cetera. Verzin daarin ook iets grappigs, bijvoorbeeld een fotootje uploaden via whatsapp van hoe je als deelnemer erbij zit en dat als achtergrond gebruiken -  je hebt bij een sessie met een camera immers geen scherm met deelnemers. (Wouter Taal, Time to speak)