Teun Bousema was een van de sprekers bij het DNA online Event op 3 december. Hij is in het dagelijks leven hoogleraar epidemiologie van tropische infectieziekten. Ook persoonlijk is hij buitengewoon geïnteresseerd in sommige gevolgen van de huidige pandemie. Zo juicht hij het enorm toe dat de internationale congressen tijdelijk gestaakt zijn, want hij wil heel graag de vliegmijlen van hemzelf en zijn collega-wetenschappers terugdringen. Nu zijn we in elk geval druk bezig om alternatieven te ontwikkelen.

Het kan slimmer
Bousema: “Begrijp me goed. Vliegen en reizen hoort bij mijn vak. Ik reis veel en ik geniet daar ook van. Maar het kan anders en vooral minder. Persoonlijk kan ik mijn reizen slimmer plannen en combineren. En als beroepsgroep kunnen we zoeken naar slimmere manieren om onze internationale congressen te organiseren. Ik ben daar al langer mee bezig en door de huidige pandemie is de druk om dingen anders te doen groter. Daardoor kunnen we sneller veranderen, sneller leren en nieuwe toepassingen uitproberen.”

Meer argumenten
“Behalve het terugdringen van de vliegmijlen zijn er meer argumenten om eens goed te kijken naar het internationale congres op ver-weglocaties. Zo’n congres sluit groepen collega’s uit. Een virtueel congres is veel gemakkelijker toegankelijk voor collega’s met zorgtaken of mensen met een klein budget. We kunnen toewerken naar een hybride congres. Ik zie ook wel dat het ingewikkeld is om alle plannen en overeenkomsten die er al liggen af te breken. We hebben het hier over een enorme industrie met grote financiële belangen, onder meer van de verenigingen zelf en hun sponsoren. Maar we kunnen dit echt beter doen. Zo zou je de keuze van de locatie kunnen bepalen op basis van de nabijheid van de meeste deelnemers. Dat scheelt al heel wat (vlieg)mijlen.”

Virtueel verder ontwikkelen
“Dit jaar hebben we echt grote beginstappen gezet in het ontwikkelen van het virtuele congres en virtueel kennisdelen. Ik zie hier een steile leercurve, net als bij het ontwikkelen van het covid-vaccin. Het is jammer als we dat niet doorzetten, net nu we de fase voorbij zijn van het letterlijk vertalen van het fysieke congres naar online en echt beginnen met uit te vinden hoe we dit virtueel kunnen doen. Congresorganisaties realiseren zich nu dat ze zich moeten richten op het verbeteren van de interactie en ook op de fun- en entertainmentfactor, om de deelnemers langere tijd te binden en te boeien. Als virtuele deelnemer van het DNA event op 3 december had ik echt al een beetje een congreservaring.”

Tips
“Als je mij vraagt om tips voor het verbeteren van het virtuele congres dan zou ik je aanraden om als congresorganisatie in te zetten op de interactie tussen deelnemers. Hoe breng je mensen bij elkaar die elkaar zouden opzoeken? Creëer break-outs en faciliteer dat mensen onderling door kunnen gaan, ook na het congres. Juist online kan dat heel soepel in elkaar overlopen. Realiseer je dat deelnemers vaak samen met collega’s meedoen en tips van elkaar krijgen. Kun je gemakkelijk iets even terughalen wat je hebt gemist? Misschien is het een goed concept als groepen samen deelnemen – op afstand van elkaar en kun je dat verder ontwikkelen. Geef mensen de kans om ook exclusieve netwerkactiviteiten te hebben, soms willen seniors liever met andere seniors over een onderwerp doorgaan. Zorg ook voor fun en entertainment. En vergeet niet om je besparing op vliegmijlen door te rekenen.”

Hybride
"Om het effect van het echte congresbezoek te benaderen is het goed om te zoeken naar een mix van meetings en ontspanning. Ik was een virtuele deelnemer van het DNA event van 3 december en ik vond het echt wel al een congreservaring. Dat had de Beurs van Berlage knap gedaan."