Bij veel verenigingen is ICT eerder een oorzaak van zorgen dan dat het ontzorgt. Wat kan beter?

Verenigingen lijken niet echt blij met hun eigen IT-resultaten. Het is niet duidelijk waar dat precies in zit. Misschien zijn de ambities groter dan de mogelijkheden, is er te veel houtje-touwtje automatisering of vinden verenigingen automatisering te duur en de invoering te gecompliceerd, doordat ze niet goed de juiste keuzen kunnen maken.

Onderzoek
Duncan van de Berg deed voor Procurios onderzoek naar het inzetten van IT-tools door verenigingen, in het kader van zijn studie bij de Hogeschool Utrecht. Opvallend is dat verenigingen veel verschillende IT-tools hebben, terwijl ze veel dezelfde taken uitvoeren. Met name voor CMS ( website) is de variatie enorm. De meeste verenigingen in het onderzoek hebben 6 tot 10 IT-tools.

Ambitie
Automatisering, zeker als het gaat om maatwerk, kan kostbaar zijn. Het maken van de juiste keuze en vervolgens begeleiden van de implementatie is een gecompliceerd proces voor mensen die dit niet dagelijks doen. Het is belangrijk dat je precies weet wat je wilt én kunt bereiken. Karin Burghouwt, secretaris verenigingszaken van VEMW, vertelt dat haar vereniging de ambitie heeft om alle contactpersonen bij leden alleen nog relevante informatie te geven. Dat is een uitdaging omdat haar leden, zakelijke gebruikers van energie en water, nogal van elkaar verschillen. Intussen kan VEMW alle leden een jaaroverzicht geven, met daarbij op maat kwantitatief en kwalitatief zichtbaar gemaakt wat de relevantie is van VEMW voor dit lid.

Niet vanzelf
Het is nog niet helemaal gelukt om Excel  af te schaffen, al was dat wel een voornemen van Burghouwt. De vereniging heeft onder meer CRM en CMS gekoppeld. De gebruikte benchmarksoftware is juist apart, in verband met vertrouwelijkheid. Als we kijken naar de vier bepalende factoren voor succes van automatisering: mensen, middelen, motivatie en doelgroep, ziet zij dat de doelgroep zeker geen belemmeringen oplevert. Automatisering maakt bijvoorbeeld samenwerking met leden veel gemakkelijker. 

Voor verenigingsbureau
De eenzaamheid van degenen die ICT op hun bordje hebben gekregen binnen verenigingen lijkt groot. Het is echt een uitdaging om de rest van het team betrokken te houden of weer te krijgen bij het maken van strategische en praktische keuzen, het daadwerkelijk en effectief gebruiken van tools en het willen zien en begrijpen van het proces. Automatisering maakt verenigingsteams kleiner, ontzorgt – maar geeft ook grote complicaties. En het  maakt dingen mogelijk die je op een andere manier niet kunt bereiken.

ICT-netwerk
Het goede nieuws voor de eenzame ICT-ers (en verenigingsprofessionals die ICT op hun bordje hebben, ook al vinden ze zichzelf geen ICT-expert)  is dat er een ICT-netwerk is opgericht door DNA. Eindelijk een plek waar je ervaringen en kennis kunt delen. 

HALO
HALO, hoe automatiseer je ledenorganisaties? Met die vraag gaat Jos Jelier, Procurios, de komende tijd aan de slag. Het doel is om verenigingen te helpen sneller het pakket te kiezen dat bij hen past. Door het vinden en delen van best practises kunnen we elkaar helpen om de complicaties en mislukkingen kleiner te maken en het succes en gemak groter. Meer over HALO.

beeld Ladislau Girona