Tijdens het DNA Webinar over de digitale ALV die mogelijk is door de tijdelijke wet, kwamen heel wat vragen binnen. Dit zijn de belangrijkste vragen én de antwoorden.

Moet ons bestuur echt een besluit nemen om een digitale ALV te organiseren?
Als de vereniging een digitale ALV wil organiseren, dan kan het bestuur dat besluiten op basis van de tijdelijke wet en dat moet dan dus ook.

Mogen we door deze wet afwijken van onze statuten?
Afwijken van de statuten mag niet, behalve op het punt dat de ALV een fysieke vergadering moet zijn waaraan leden kunnen deelnemen en het is toegestaan om te besluiten om de afhandeling van de jaarstukken 4 maanden uit te stellen – vanaf de uiterste datum die in jullie vereniging daarvoor geldt. Omdat je nu wel een geldige, digitale ALV kunt houden, mag je daarin ook de statuten wijzigen.

Hoe kan je digitaal rechtsgeldig stemmen?
De wet geeft aan dat de ALV langs elektronische weg rechtstreeks te volgen moet zijn voor de stemgerechtigden, en dat de stemgerechtigden tot 72 uur tevoren in de gelegenheid gesteld moeten zijn om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de geagendeerde onderwerpen. De stemgerechtigden moeten identificeerbaar zijn (let wel: dit is iets anders dan dat de stem zelf naar een bepaalde persoon herleid kan worden). Vervolgens kan de stemgerechtigde elektronisch stemmen. Hoe je dit precies doet, hangt af van de statuten en de gekozen stemvorm. Indien er wordt gewerkt met stemgewicht en of machtigingen moeten ook hiervoor voorzieningen getroffen worden.

Moeten we daarvoor digitaal helemaal up-to-date zijn?
Dat hoeft niet, je kunt bijvoorbeeld een heleboel voorwerk per email doen, of zelfs schriftelijk, als je van te veel leden geen mailadres hebt. Dit kan zelfs voor het ophalen van de stemmen. Let er wel op dat vragen en antwoorden in te zien moeten zijn voor alle deelnemer. En, e moet in elk geval een vergadering organiseren om te stemmen of om de uitkomst van de stemming die je vooraf hebt gedaan bekend te maken. Leden moet de vergadering bij kunnen wonen, in de vorm van een stream, een groepsgesprek per telefoon of met een vergadertool.

Hoe moeten we een digitale ALV regelen?
Er is geen kant- en klare instructie. Voor tips kun je het DNA webinar terugkijken, dit geeft een leidraad. Aanbieders van stemsystemen ook vaak bereid om mee te denken in dit proces.

Wat is een indicatie van de kosten voor het inschakelen van een extern bedrijf om de digitale stemming te regelen?
Indien je alles zelf regelt, kan het (naast de gemaakte arbeidsuren) praktisch kosteloos zijn om een digitale ALV te organiseren. Wil je werken met een professionele stempartij, denk dan aan bedragen tussen de €1000 - €10.000. Dit is helemaal afhankelijk van de gewenste opties, inrichting en ondersteuning.

Wie is voor ons de beste leverancier?
DNA wil niet zelf leveranciers beoordelen. Maar we kunnen wel, als er belangstelling is, een besloten (digitale) groep  openen voor verenigingen, waarin een ieder met elkaar ervaringen kan delen rondom leveranciers. Wie belangstelling heeft kan zich melden bij Annemiek Wissink, annemiek@denederlandseassociatie.nl.

Nog vragen?
Heb je aanvullende of andere vragen? Schroom niet, en stel ze gewoon. Je kan terecht bij de gratis DNA ALV helpdesk: E-mail: dna-alv-helpdesk@lextone.nl. Telefoon: 088 – 539 86 97.

Wil je alle vragen en antwoorden terugzien. Log in en download hier de PDF