Een veel gehoorde vraag bij verenigingen is: hoe krijgen we meer deelnemers bij de ALV? Maar hoe erg is het eigenlijk dat er weinig belangstellenden zijn voor de ALV?  Bepaal je ALV-ambities.

Is het echt een ambitie om veel deelnemers aan de ALV te krijgen, dan kan het helpen om de ALV in te pakken in een ander evenement of extra aantrekkelijk te maken met een ‘leuke spreker’.  Kies vervolgens een goed moment voor het ALV-deel, bijvoorbeeld vlak voor de lunch, zodat maximaal veel leden aanwezig zijn. Maar de vraag is: waarom wil je veel deelnemers? Wat geeft de deelnemers dan de ervaring dat ze iets komen halen en brengen? En kun je dat misschien op andere manieren even goed of beter doen. Veel leden geloven wel dat de vereniging goed bezig is, totdat in hun ogen het tegendeel blijkt. “Mijn betrokkenheid is niet dat ik aanwezig ben, maar dat ik vertrouwen heb”, citeert Okke Spruijjt van OnderhoudNL een van zijn leden. Hoe bepaal je je ALV ambities?

De kern
Uiteraard is de ALV- of de Ledenraad – er om de statutair bepaalde besluiten te nemen en invloed uit te oefenen namens alle leden (de morele opdracht: beoordelen of de belangen voldoende zijn meegenomen. Naast formeel besluiten, kun je in de ALV de leden ook informeren, raadplegen en betrekken. Maar informeren, raadplegen en betrekken kun je ook op vele andere manieren doen, die leden vaak leuker en gemakkelijker vinden. Stel jezelf ook de omgekeerde vraag: hoe erg is het om de AlV heel kernachtig en met een klein deel van de leden te doen?  En hoe organiseer je dan dat je alle leden raadpleegt, informeert en betrekt bij het collectieve? En vergeet niet te vragen: hoe organiseer je dan een kritisch klankbord voor de professionals en het bestuur?

Hoeveel meningen kun je hebben
Een veel genoemd schrikbeeld in verenigingen is de Poolse landdag, veel meningen, die ook worden geuit, en weinig overeenstemming. Toch kun je in een hele grote groep wel zinnige discussies organiseren, met methoden als g1000. Organiseer dat niet elk jaar, maar wanneer je echt op zoek bent naar een nieuwe richting, kan het heel goed werken om de discussie met alle leden te voeren. 

Ledenraad of digitaal stemmen
Heb je te veel leden om een zinnige ALV te kunnen organiseren, kan een ledenraad helpen. Vaak willen verenigingen dan weer niet dat de vertegenwoordiging in de verenigingsdemocratie en in de uitvoeringsorganisatie overlappen. Ook mag de ledenraad geen schaduwbestuur worden. Denk wel goed na over wat je precies verwacht van de leden in de ledenraad en hoe je ze kunt helpen aan die verwachting te voldoen. Gaat het vooral om het aantal, dan kun je ledenraadplegingen juist goed digitaal organiseren, waardoor heel veel leden hun mening en stem kunnen doorgeven.

Meedenken of bemoeien
Verenigingsprofessionals en – besturen willen leden die actief meedenken, maar ze willen niet dat leden op hun stoel gaan zitten en zich te veel bemoeien met bepaalde zaken. Ben je daar te krampachtig mee bezig dan geef je de leden te vaak alleen nog de rol om als applausmachine te komen en dat is niet echt boeiend. Durf ook zaken ter discussie te stellen of ga brainstormen met leden. Het is ook leuk voor leden om elkaars ervaringen te horen. Zo kun je inbreng ophalen en draagvlak creëren. Als je het goed aanpakt voer je de discussie vanuit relevantie voor leden en wek je niet de verwachting dat je alle aangereikte ideeën ook echt kunt uitvoeren.

Ook andere stakeholders
Het voordeel en nadeel van een vereniging is dat alleen de leden meebeslissen. Om goede besluiten te nemen zul je ook meningen, standpunten, waarderingen op moeten halen bij alle andere relevante stakeholders. Dit kun je op heel veel manieren doen; van webscraping tot het samenstellen van een Raad van Toezicht met daarin zetels voor externen.

Opknippen
Heb je in de vereniging veel verschillende groepen met eigen activiteiten en betrokkenheid van leden, kan het slim zijn om een deel van de plannen en budgetten op dat niveau te bespreken en te bepalen.

Online ALV
In het afgelopen jaar hebben veel verenigingen kunnen experimenteren met een online AlV. Vaak is de ervaring dat de ALV online meer en andere deelnemers trekt dan de fysieke ALV. De online ALV is wellicht een blijvend goed alternatief voor de ALV als ‘pauzenummer’ tijdens het verenigingsevent. Let er wel op dat de wettelijke basis voor de online AlV tijdelijk is. Mocht je hier – ook na covid - mee door willen gaan, pas dan de statuten op dit punt aan.

Dit is een greep uit de inzichten, ideeën en ervaringen van deelnemers aan de Sparringsessie Nieuwe format ALV’s door Marike Kuperus en Okke Spruijt.