ASAE, American Society of Association Executives, heeft 3 maanden geleden besloten het jaarlijkse 3-daagse congres met doorgaans duizenden deelnemers te verplaatsen naar online, inclusief alles. Hoe pakt de 100-jarige vereniging dit aan?

ASAE had dit al jaren gepland: als 100-jarige echt feestelijk uitpakken in Las Vegas. Maar nu is alles anders. Het hele congres wordt verhuisd naar online en de hoop is dat de verwachte 5000 deelnemers meeverhuizen. Het  inhoudelijke programma lijkt een kopie van andere jaren. Het duurt drie dagen en loopt elke dag van 8.00 uur tot 17.30 uur. Er zijn meer dan  90 breakout sessies, zeven ‘Express Talks’ en vijf  ‘Game Changer’presentaties waaruit verenigingsprofessionals inspiratie op kunnen halen van buiten de verenigingswereld.

Wat is dan anders?
In 90 dagen wordt het complexe congres getransformeerd naar online event. Michelle Kudrin, learning director bij ASAE ziet vooral een hele andere ervaring voor deelnemer. Ze kunnen zich niet, zoals anders, compleet onderdompelen in het driedaagse congres en sprekers zullen zich moeten realiseren dat deelnemers er letterlijk niet altijd helemaal bij zijn. Er was helaas geen tijd om interactie tussen deelnemers compleet te faciliteren, dat blijft tijdens sessies beperkt tot chat. Er zijn wel exta live Q&A sessies met keynotes en virtuele happy hours.

Waar is het feestje?
De ervaren ASAE-bezoeker ziet hier de grote verschillen. In de ín-person'-versie gaat het congres 's avonds gewoon door met festival-achtige evenementen. Je bent de hele tijd met ander deelnemers kennis en ervaringen aan het delen en juist even helemaal niet bezig met de dagelijkse gang van zaken. Om het volmaken van de eeuw te vieren had ASAE een mooie tentoonstelling voorbereid over de impact van 100 jaar verenigen, die is verplaatst naar digitaal en er zijn een paar speciale  elementen in het programma, maar het zal toch niet echt tot het feestje uitgroeien dat we kennen van andere jaren.

Verdienen
Het congres kent normaal gesproken een grote beursvloer met 700 stands, deels voor leveranciers van diensten en producten, vooral op ICT-gebied en deels van congreslocaties en toerismebureaus. Dat worden nu 75 stands, die je online kunt bezoeken. Er zijn andere virtuele sponsoropties ontwikkeld om partners zichtbaar mee te laten doen. Deelnemers betalen veel minder om deel te nemen, namelijk 99 dollar. Uiteraard hoeven deelnemers nu niet te reizen of hotelkamers te boeken, dus het kan ook hier zo zijn dat er nieuwe deelnemers meedoen, die normaal gesproken niet meedoen. Bovendien is alle content voor deelnemers  toegankelijk tot eind augustus. 

Tips van de ASAE-congres organisatie

• Je kunt je congres niet letterlijk en compleet vertalen naar online. Bepaal je doel en maak van daaruit keuzen.
• Zorg voor een heldere projectorganisatie met intern een  kernteam, duidelijke rollen en verantwoordelijkheden en een sterke projectmanager die onder meer ervoor zorgt dat iedereen de voor hem/ haar relevante informatie  heeft en de deadlines haalt.
• Schakel ook andere mensen in, uit bureau of vrijwilligers.  
• Sta open voor leren, voor nieuwe ideeen en accepteer dat je je buiten je planningscomfortzone begeeft.

Dit artikel is deels een bewerking van een artikel op meetingsnet