Hoe bouw je als vereniging met een klein bureau een online community die leden daadwerkelijk gebruiken, waarin kennis wordt gedeeld en die de vereniging als geheel versterkt? Dat is de centrale vraag tijdens de sessie Klein team, grote impact op het Verenigingscongres. VKiG deelt hoe zij de community samen met haar leden en Procurios stap voor stap heeft opgebouwd – en wat andere verenigingen daarvan kunnen leren.
Voor VKiG, de beroepsvereniging voor klachtenfunctionarissen in de gezondheidszorg, is onderlinge uitwisseling essentieel. Veel klachtenfunctionarissen werken zelfstandig en krijgen te maken met complexe situaties waarin verschillende belangen, emoties en professionele verantwoordelijkheden samenkomen. Juist dan helpt het om te kunnen sparren met vakgenoten.
Vanuit het verenigingsbureau zag Inge van Druten dat achter een vraag van een lid vaak nog een tweede behoefte schuilgaat: hoe doen mijn vakgenoten dit eigenlijk? Er zit een enorme hoeveelheid praktijkkennis bij de leden zelf. De uitdaging was daarom niet alleen om informatie aan leden aan te bieden, maar vooral om ervoor te zorgen dat leden toegang krijgen tot elkaars kennis en ervaring.
De online community is niet los van de vereniging ontwikkeld. VKiG betrok haar leden actief bij de totstandkoming van de nieuwe website en online omgeving, zodat de inrichting goed aansloot op hun wensen en behoeften. Volgens Kenny van Procurios is juist die betrokkenheid een belangrijke succesfactor: doordat leden vanuit verschillende rollen en perspectieven meedachten, ontstond er niet alleen een omgeving die bij de vereniging past, maar ook een sterke basis om die daadwerkelijk te gaan gebruiken.
Procurios vertaalde de wensen van VKiG naar één geïntegreerde omgeving waarin onder meer de website, ledenadministratie, mijn-omgeving en community samenkomen. Dat maakt het voor een vereniging met een klein bureau makkelijker om verschillende processen en communicatiekanalen met elkaar te verbinden.
Maar met alleen de techniek ben je er niet. Een community krijgt pas echt waarde wanneer leden haar weten te vinden, ervaringen delen, vragen stellen en op elkaar reageren. Dat vraagt tijd en aandacht. De rol van VKiG is daarbij vooral om te faciliteren, te verbinden en waar nodig het gesprek een zetje te geven. Uiteindelijk is het de bedoeling dat de community steeds meer door de leden zelf wordt gedragen.
Wat dat in de praktijk oplevert, blijkt uit een vraag van een VKiG-lid over een anonieme klacht. Binnen dezelfde dag reageerden ongeveer tien vakgenoten met hun ervaringen. Voor Albert Gielis zit daar precies de waarde: de community neemt de professionele afweging niet over, maar geeft een lid wel een veel breder beeld van hoe collega’s naar een vraagstuk kijken. Eén individuele ervaring groeit zo uit tot collectieve kennis.
Voor VKiG is het belangrijk dat de community uiteindelijk steeds meer door leden zelf wordt gedragen. Het bureau faciliteert, verbindt en geeft waar nodig een zetje. Daarbij helpt het dat ledenadministratie, website, communicatie en community zoveel mogelijk binnen één omgeving samenkomen. Zoals Inge het formuleert: minder tijd kwijt zijn aan losse systemen betekent meer tijd voor waar het uiteindelijk om draait – de leden.
Tijdens Klein team, grote impact laten VKiG en Procurios zien hoe die beweging in de praktijk tot stand kwam – én welke lessen je kunt meenemen naar je eigen vereniging. Ben jij binnen jouw vereniging bezig met ledenbetrokkenheid en wil je de mogelijkheden van een online community verder onderzoeken? Dan is deze sessie echt iets voor jou! Bestel hier jouw ticket voor het Verenigingscongres.